I. PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang
Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi danmenggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian,kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi.Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuan secara efisien. Apabila dalam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut, maka hal tersebut sebaiknya dihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan tersebut, maka sumber-sumber daya yang akan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkanfungsi-fungsi manajemen.
Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesional, dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akantugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang karyawan diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara bersungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolah informasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapat dikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupan organisasi.
1.2 Tujuan
Tujuan dari penulisan makalah ini antara lain:
1. Untuk memenuhi kebutuhan dan melengkapi tugas pengantar bisnis yang bermuatan softskill.
2. Untuk memberikan informasi kepada pembaca mengenai manajemen kantor dan informasi serta manajemen sekretaris.
3. Untuk memberikan informasi kepada pembaca mengenai kegunaan dari tata kerja, prosedur kerja, pedoman kerja, serta sistem kerja dalam dunia bisnis.
4. Untuk memberikan informasi kepada pembaca mengenai pentingnya sekretaris dalam dunia bisnis serta klarifikasinya.
II. TEORI
2.MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI
Pada setiap kegiatan administrasi dan pelaksanaan aktivitas perusahaan, seperti: pembelian, penjualan, produksi, personalia, perpajakan, perencanaan, program dan pengawasan memerlukan adanya informasi. Informasi itu sendiri merupakan sejumlah data yang telah diproses dan disajikan sedemikian rupa, sehingga dapat dipergunakan untuk berbagai keperluan, seperti pengambilan keputusan.
Pengelolahan serta pengandalian data, meliputi kegiatan-kegiatan seperti : pembacaan, penulisan, penghitungan, penyortiran, pemasukan ke dalam formulir-formulir, dan sebagainya dapat dilakukan di suatu tempat yang disebut kantor, dengan harapan agar informasi tersebut menjadi lebih berguna. Namun demikian, tidaklah berarti bahwa semua kegiatan itu dipusatkan di tempat tersebut.
2.1. Tata Kerja, Prosedur Kerja, Pedoman Kerja, dan Sistem Kerja
❖ Tata Kerja
• Pengertian : Suatu cara yang ditempuh untuk mengatur sebuah pekerjaan agar terlaksana dengan baik dan efisien
• Contoh: Dalam mencapai tujuan target pendapatan aset pemasukan perusahaan yang harus semakin membaik dari tahun ke tahunnya, maka kita harus memikirkan solusi yg amat baik maupun kompeten untuk kemajuan perusahaan.
❖ Prosedur Kerja
• Pengertian: Tahapan dalam tata kerja tentang bagaimana mengelola sebuah pekerjaan, yang mengandung pengertian tentang apa, untuk apa, dan bagaimana pekerjaan harus diselesaikan
• Contohnya : Daftar struktur perpustakaan ,ataupun koperasi yang digambarkan dari ketua organisasi ,sampai staff-staff bawahan.
❖ Pedoman Kerja
• Pengertian: Suatu standar atu pedoman tertulis yang digunakan untuk mendorong dan menggerakan suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan organisasi
❖ Sistem Kerja
• Pengertian: Satu kesatuan antara tata kerja dan prosedur kerja sehingga membentuk suatu pola yang dapat dengan tepat menyelesaikan sebuah pekerjaan
• Contohnya : Intruksi ataupun suatu peraturan dari perusahaan ataupun kesatuan organisasi, misalkan dalam ketepatan waktu hadir kerja, rapat dll.
2.2. Menyusun Buku Pedoman
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, buku pedoman merupakan suatu pedoman yang digunakan untuk menggerakkan suatu kelompok untuk melaksanakan atau mencapai suatu tujuan organisasi. Pedoman kerja juga merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.
❖ Berikut Tujuan dari Pedoman Kerja :
1.Memperjelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam orgaisasi.
2.Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.
3.Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas atau pegawai dari malpraktik atau kesalahan administrasi lainnya.
4.Untuk menghindar kegagalan,kesalahan,keraguan,duplikasi, dan inefisiensi.
5.Memperlancar tugas petugas tim/unit kerja
6.Sebagai dasar hukum jika terjadi penyimpangan.
7.Mengarahkan petugas untuk sama-sama disiplin.
8.Sebagai pedoman melaksanakan pekerjaan rutin
❖ Pedoman Kerja dibutuhkan Kondisi sebagai berikut :
1.Sebelum suatu pekerjaan dilakukan
2.Ketika mengadakan penilaianapakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik/tidak
3.Ketika terjadi revisi, jika ada perubahan langkah kerja yang dapat mempengaruhi lingkungan kerja.
❖ Berikut Hal yang harus dimasukkan ke Dalam Buku Pedoman Kerja:
1. Jam masuk kerja
2. Jam istirahat
3. Hari libur
4. Pemberian cuti
5. Pemberian izin kerja
6. Peraturan dan ketetapan perusahaan
7. Peninjauan terhadap gaji dan kinerja
8. Pemberian jam lembur/tambahan waktu kerja
9. Tunjangan kesehatan dan pengobatan
10. Rencana Pensiun
❖ Dengan Adanya Pedoman Kerja, maka terdapat Beberapa Keuntungan :
1.Alat pendidikan, terutama bagi pegawai baru
2.Alat untuk menyelesaikan perselisihan dalam hubungan kerja.
3.Alat untuk mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja yang tepat.
4.Alat untuk mengatur tata ruang kantor.
5.Alat untuk menghindarkan adanya pekerjaan yang menumpuk.
6.Alat perencanaan kerja dan pengembangannya di kemudian hari.
7.Alat mengadakan klasifikasi,uraian, dan analisi jabatan.
8.Alat menghemat waktu bagi pimpinan untuk mengetahui seluruh proses kerja.
9.Alat untuk mempersiapkan mekanisme prosedur.
2.3. Manfaat Tata Kerja, Prosedur Kerja, Pedoman Kerja, dan Sistem Kerja
Berikut ini merupakan manfaat dari menggunakan tata kerja, prosedur kerja, pedoman kerja, dan juga sistem kerja, diantaranya:
1. Mempermudah para pegawai dalam menjalankan tugas
2. Tugas-tugas dapat dilaksanakan secara teratur dan tepat waktu
3. Keletihan dalam bekerja dapat diatasi
4. Pekerjaan yang terbengkalai dapat diatasi
5. Tujuan pekerjaan dapat tercapai secara efektif
6. Dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat – tepatnya
7. Dapat dijadikan sebagai pedoman kerja
3.MANAJEMEN SEKRETARIS
Dalam suatu organisasi atau perusahaan, pimpinan perusahaan pada umumnya dibantu oleh sekretaris. Sekretaris membantu pimpinannya salah satunya melalui kegiatan tata usaha yang telah dijelaskan di atas.
Sekretaris mempunyai arti rahasia atau orang yang memegang rahasia. Pengertian umum sekretaris mempunyai arti atau sama dengan penulis (notulen), walaupun sebenarnya pengertian penulis di sini tidak sama dengan penulis cerita pendek ataupun novel. Pengertian penulis di sini, orang yang berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.
Secara definisi, kata sekretaris dapat kita pahami dari beberapa definisi :
1. Menurut M. Braum dan Ramon, sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.
2. Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.
3. Menurut Drs. Ig. Wursanto mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-perkerjaan pimpinannya.
Sekretaris mempunyai arti rahasia atau orang yang memegang rahasia. Pengertian umum sekretaris mempunyai arti atau sama dengan penulis (notulen), walaupun sebenarnya pengertian penulis di sini tidak sama dengan penulis cerita pendek ataupun novel. Pengertian penulis di sini, orang yang berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.
Secara definisi, kata sekretaris dapat kita pahami dari beberapa definisi :
1. Menurut M. Braum dan Ramon, sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.
2. Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.
3. Menurut Drs. Ig. Wursanto mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-perkerjaan pimpinannya.
3.1. Pentingnya Sekretaris Dalam Bisnis
Manajemen sekretaris merupakan suatu proses kegiatan mengelola dan mengatur segala sesuatu yang berhubungan langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan pimpinan dalam rangka kelancaran pelaksanaan perkantoran atau organisasi. Jadi, pekerjaan seorang sekretaris, membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.
➢ Bila atasan akan melalukan hubungan bisnis melalui surat , maka sekretaris yang menyiapkan mulai dari pengetikan sampai pada pengiriman dan tindak lanjutnya
➢ Bila pimpinan akan mengadakan rapat, maka semua persiapan, saat pelaksanaan rapat sampai setelah rapatpun sekretaris yang melakukannya kelancaran rapat tersebut.
➢ Demikian juga apabila atasan akan melakukan perjalanan ke luar daerah, maka semua persiapan sebelum berangkat, saat berangkat sampai setelah atasan kembali sekretaris yang memperlancar kegiatan atasan tersebut.
❖ Guna meningkatan peran dan tanggung jawab ini, seorang sekretaris harus mempunyai fungsi dalam kantor seperti :
1. Meningkatkan fungsi kantor, yaitu meningkatkan kantor sebagai tempat yang digunakan untuk melakukan pemikiran tentang jalannya usaha, atau sebagai pusat informasi atau sebagai pusat pelayanan masyarakat dan juga sumber data.
2. Memperlancar kegiatan ketatausahaan seperti mengetik, kearsipan, komputer, dan penggandaan dokumen yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan.
3. Mempererat hubungan antara bawahan dengan atasan dalam hal komunikasi, karena itu sekretaris dapat dikatakan sebagai media penghubung dan juga penghubung antara dunia luar dan perusahaan dengan perusahaan itu sendiri.
4. Sebagai media perekam, penyimpan, pengingat kegiatan atasan dalam bentuk penyusunan jadwal kerja harian.
3.2 Klasifikasi Sekretaris
Seorang sekretaris yang profesional mempunyai syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi dengan baik jika tidak pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretarisannya akan berjalan dengan kurang baik. Secara umum, syarat untuk menjadi seorang sekretaris harus mempunyai minat untuk melaksanakan tugas kesekretarisan dan keahlian (skill) dibidang kesekretarisan sesuai dengan pengertian atau definisi tentang sekretaris.
Sedangkan syarat-syarat lain untuk menjadi sekretaris sebagai berikut :
1. Syarat kepribadian, yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang menjadi sekretaris, seperti penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan baik, pandai bergaul, dapat dipercaya, memegang teguh rahasia, dll.
2. Syarat pengetahuan umum, yaitu memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretariatan seperti bidang sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik, dan hukum serta secara umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya. Hal ini penting karena seorang sekretaris menghadapi banyak jenis pekerjaan sesuai dengan bidang yang dilakukan oleh seorang pimpinan sehingga kurang mengikuti perkembangan yang terjadi tentunya dapat mempengaruhi kelancaran pekerjaannya.
3. Syarat pengetahuan khusus, yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat dimana ia berkerja. Biasanya syarat pengetahuan khusus ini harus ditempuh melalui pendidikan yang sifatnya formal, seperti sekolah tentang manajemen kesekretarisan.
4. Syarat skill dan teknik kesekretariatan, kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas kesekretarisannya, seperti kemampuan mengetik, koresponden, stenograf, dan kearsipan.
5. Syarat praktek, yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari, seperti meneriam tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan.
Berdasarkan perkembangan tugas dan fungsi sekretaris dewasa ini, makna sekretaris dapat mempunyai makna ganda, seperti :
1. Orangnya, yaitu seseorang yang telah memenuhi syarat-syarat tertentu dan dipandang mampu serta cakap dalam melaksanakan tugas-tugas kesekretarisan.
2. Jabatannya, yaitu wewenang dengan sekelompok tugas yang merupakan tanggung jawab tertentu, yakni tanggung jawab kesekretarisan.
Dengan demikian, peranan sekretaris terhadap kelancaran pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pimpinan sangat besar sehingga jabatan seorang sekretaris merupakan jabatan yang menuntut profesional yang tinggi. Jadi, kemampuan pribadi seorang sekretaris dan kemampuan melaksanakan tugas sehari-hari menjadi bagian penting yang tidak dapat dipisahkan pada tugas seorang sekretaris.
1. Syarat kepribadian, yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang menjadi sekretaris, seperti penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan baik, pandai bergaul, dapat dipercaya, memegang teguh rahasia, dll.
2. Syarat pengetahuan umum, yaitu memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretariatan seperti bidang sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik, dan hukum serta secara umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya. Hal ini penting karena seorang sekretaris menghadapi banyak jenis pekerjaan sesuai dengan bidang yang dilakukan oleh seorang pimpinan sehingga kurang mengikuti perkembangan yang terjadi tentunya dapat mempengaruhi kelancaran pekerjaannya.
3. Syarat pengetahuan khusus, yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat dimana ia berkerja. Biasanya syarat pengetahuan khusus ini harus ditempuh melalui pendidikan yang sifatnya formal, seperti sekolah tentang manajemen kesekretarisan.
4. Syarat skill dan teknik kesekretariatan, kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas kesekretarisannya, seperti kemampuan mengetik, koresponden, stenograf, dan kearsipan.
5. Syarat praktek, yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari, seperti meneriam tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan.
Berdasarkan perkembangan tugas dan fungsi sekretaris dewasa ini, makna sekretaris dapat mempunyai makna ganda, seperti :
1. Orangnya, yaitu seseorang yang telah memenuhi syarat-syarat tertentu dan dipandang mampu serta cakap dalam melaksanakan tugas-tugas kesekretarisan.
2. Jabatannya, yaitu wewenang dengan sekelompok tugas yang merupakan tanggung jawab tertentu, yakni tanggung jawab kesekretarisan.
Dengan demikian, peranan sekretaris terhadap kelancaran pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pimpinan sangat besar sehingga jabatan seorang sekretaris merupakan jabatan yang menuntut profesional yang tinggi. Jadi, kemampuan pribadi seorang sekretaris dan kemampuan melaksanakan tugas sehari-hari menjadi bagian penting yang tidak dapat dipisahkan pada tugas seorang sekretaris.
III. ANALISIS
Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain : kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya.
IV. REFERENSI
